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Approfondimenti e spunti per far crescere il tuo business.
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Ecco alcune strategie per sollecitare il saldo delle fatture scadute ed essere pagati il più rapidamente possibile, in modo da mantenere un flusso di cassa positivo.
Per le piccole imprese, rincorrere i clienti in ritardo sul pagamento delle fatture è una parte quasi inevitabile dei compiti amministrativi. Il ritardato (o mancato) incasso, però, inevitabilmente si riverbera sul cash flow, esponendo spesso le PMI a problemi di liquidità. Ecco allora alcuni suggerimenti per riuscire a incassare rapidamente le proprie fatture e per mantenere un flusso di cassa positivo.
“Con i nostri clienti abbiamo termini di pagamento concordati – spiega Jenni Riley, fondatrice di ITARMI, società di servizi IT, che lavora con termini di pagamento a 30 giorni –. Ciò mantiene chiari i rapporti: entrambi sappiamo che, se si dovesse arrivare a un sollecito, non stiamo chiedendo nient’altro che ciò che è stato concordato”.
Riley spiega che ormai ITARMI chiede ai clienti di emettere un ordine d’acquisto prima di inviare i tecnici per eseguire il lavoro. In precedenza, infatti, si verificavano casi in cui il cliente emetteva l’ordine d’acquisto solo diverso tempo dopo la conclusione del lavoro, e a quel punto “avremmo dovuto aspettare altri 30 giorni per il pagamento. Finivamo per aspettare 100 giorni dalla data del lavoro”.
Carl Reader, imprenditore e direttore di D&T Accountants, consiglia di contattare i clienti alcuni giorni prima della scadenza della fattura. “Basta chiedere conferma che il pagamento è in corso – spiega – e sincerarsi che abbiano tutti i dettagli per eseguirlo”, dall’IBAN al codice SDI.
La comunicazione è importante, quindi non si deve avere timore di fare una telefonata: è più facile ignorare una mail di sollecito che una chiamata. Telefonando è anche possibile sapere se i clienti hanno bisogno di più tempo per pagare, magari solo perché loro stessi stanno cercando di ottenere il pagamento di fatture in sospeso.
La maggior parte dei clienti che ritarda un pagamento non lo fa di proposito ma perché ha difficoltà: bisogna capire il loro punto di vista. Quando la crisi sarà passata, ogni azienda continuerà ad aver bisogno dei suoi clienti, e quindi è il caso non solo di tenerseli stretti, ma anche di avere la reputazione di azienda che ha cercato di fare la cosa giusta anche in momenti difficili. Se ci si può permettere di dare un po’ di respiro ai clienti è il caso di farlo, magari stabilendo un piano di rientro. Con i clienti, insomma, usare la carota è sempre meglio del bastone. Si può valutare di offrire un piccolo sconto per chi accetta di effettuare pagamenti “vista fattura” o a brevissimo termine.
Grazie alla tecnologia è possibile rendere più semplice per i clienti il pagamento delle fatture. Ad esempio, la presenza di un pulsante “paga ora” sui promemoria elettronici, secondo alcuni report, consente spesso di abbreviare i tempi di incasso. Contestualmente, è consigliabile utilizzare carte di credito aziendali per tenere sotto controllo le spese, come le Carte Business American Express che mettono a disposizione strumenti di monitoraggio delle spese per avere una visione d’insieme di uscite e incassi previsti per ottimizzare il cash flow.
Una fatturazione più frequente può aiutare a migliorare il flusso di cassa. Se generalmente si attende la fine del mese per emettere tutte le fatture del periodo, si può valutare di passare alla fatturazione settimanale o – meglio ancora – a quella immediata, così da emettere il documento non appena il lavoro è stato completato.
Se si ritiene che un cliente sia particolarmente a rischio di mancato pagamento, è bene chiedere un acconto, e valutare di consegnare la merce (o il servizio) solo dopo il saldo.
È anche possibile pensare a una politica di applicazione di interessi di mora o di commissioni sui ritardati pagamenti, ma in questo caso bisogna prestare attenzione alle normative che regolano in modo preciso questi strumenti.
Secondo Carl Reader, spesso i debitori non pagano perché interpretano gli approcci del creditore come “solo chiacchiere”. Dopo aver inviato una serie di solleciti, quindi, è il caso di far scrivere una lettera formale dai propri avvocati: “Questo passo dimostra al cliente che si è pronti a intraprendere azioni legali per recuperare il credito. Spesso, questo basta per ottenere il pagamento”.
Ulteriori azioni
Se tutti i tentativi falliscono, si può considerare la possibilità di vendere le proprie fatture insolute a una società di factoring, in modo da recuperare almeno una parte del credito.
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