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Approfondimenti e spunti per far crescere il tuo business.
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Il COVID-19 ha enormemente modificato lo scenario degli eventi. A marzo, il calendario del 2020 relativo a conferenze, convention e incontri con i clienti è stato completamente azzerato, il che ha portato migliaia di organizzatori a chiedersi: “E ora che si fa?”.
Beckie Towle, fondatrice della The Events Racoon, agenzia britannica specializzata in consulenza e pianificazione di eventi, attualmente è impegnata più che mai nel supporto dei suoi clienti, che incontra indifferentemente in stanze fisiche e virtuali. “Gli eventi dovrebbero essere creati per coinvolgere, istruire ed entusiasmare il pubblico; questo ROX (Return On Experience) è l’obiettivo principale, a prescindere dal fatto che si tratti di un evento reale o virtuale”, commenta. “Il fatto che non possiamo stare insieme in una stanza non implica l’impossibilità di divertirci insieme: abbiamo solo bisogno di un nuovo approccio alla pianificazione”.
Se il tuo obiettivo è acquisire nuove connessioni, un evento virtuale non è l’ideale, dal momento che invogliare nuovi contatti a farsi vivi online è complicato. Se invece speri di aumentare le vendite o rafforzare la fedeltà dei clienti esistenti, un evento online può avere senso. In questo caso, infatti, hai già un pubblico, ciò che ti rimane da fare è creare contenuti virtuali in grado di offrire valore promuovendo, al contempo, il tuo marchio.
Come dare vita a un perfetto evento online
I seguenti consigli costituiscono un ottimo punto di partenza per tutti i leader aziendali che vogliano organizzare eventi virtuali in grado di stupire il pubblico:
Gestisci le aspettative effettuando comunicazioni chiare prima dell’evento. Se prevedi una call-to-action, informa in anticipo i partecipanti, al fine di evitare momenti di imbarazzo generale quando chiedi loro di intervenire. Chiedi agli invitati di inviarti delle domande in anticipo, in modo che pensino all’evento e si sentano coinvolti ancor prima di parteciparvi.
Di sicuro non daresti mai inizio a una conferenza senza prima effettuare un soundcheck, visionare lo showreel o fare una prova generale sul palco. Ebbene, non pensare che la tecnologia faccia tutto ciò al posto tuo.
Sul mercato sono disponibili decine di piattaforme per eventi virtuali che spaziano da soluzioni semplici ed economiche, come Facebook Live e GoToWebinar, a opzioni maggiormente personalizzabili e con molte funzionalità aggiuntive, come Accelevents, HopIn e On24. Studia le varie offerte con calma, quindi scegli la soluzione ottimale in base alle tue esigenze e al tuo budget.
Dimentica le presentazioni in PowerPoint e i discorsi chilometrici. Per invogliare le persone a rimanere, consenti loro di interagire, fare domande in tempo reale agli oratori, guardare video o dimostrazioni accattivanti e partecipare a giochi e cacce al tesoro. Questo è il genere di eventi in grado di entusiasmare il pubblico.
Se ti occupi di prodotti o servizi complessi, questo punto è particolarmente importante. Dare per scontato che il pubblico capisca gli acronimi che utilizzi, a voce o sullo schermo, potrebbe essere frustrante per i partecipanti, che di conseguenza potrebbero distarsi, anziché fare attenzione a ciò che dici. In caso di eventi virtuali, i tuoi messaggi devono quindi essere assolutamente chiari, concisi e diretti. Spiega sempre nei dettagli tutti i punti del tuo discorso e non preoccuparti se ciò richiede del tempo.
Una delle funzioni più importanti degli eventi dal vivo è la possibilità di interagire con i partecipanti. Fai in modo che ciò accada, anche se il contesto è virtuale. Ad esempio, prevedi delle stanze dove effettuare pause e sessioni private con il consiglio di amministrazione, il CEO o il comitato aziendale: così offri valore ai partecipanti. Nelle attuali circostanze, inoltre, questo potrebbe costituire un efficace approccio al social selling.
Crea valore offrendo ai partecipanti qualcosa per cui ricordare il tuo marchio, che si tratti di una ricetta divertente o di un quiz da fare a fine evento, magari con in palio una donazione a nome del vincitore. Ricorda che attualmente il ROX potrebbe essere la priorità, anche rispetto al ROI.
Perché gli eventi virtuali potrebbero essere il futuro
Rispetto ai contesti fisici, il mondo virtuale può offrire la capacità di interagire con il pubblico a un livello molto più personale. “Le piattaforme intelligenti creano un viaggio coinvolgente che raccoglie dati e ci consente di gestire l’offerta di contenuti maggiormente personalizzati, rilevanti e specifici per l’utente”, commenta Adam Proto, del team creativo e addetto ai contenuti globali di HP GSB.
“Un’alta percentuale di dati raccolti presso le fiere commerciali non è più rilevante quando viene elaborata e utilizzata”, continua. “Nel mondo virtuale, la risposta è immediata e i dati raccolti sono con ogni probabilità di maggior valore, rispetto a quelli ottenuti durante una fiera o una conferenza”. Ciò può portare a connessioni più qualificate ed esperienze dal vivo più produttive.
Secondo Proto, sebbene gli eventi dal vivo continueranno ad esistere anche nel futuro, lo scenario è cambiato. Nel lungo periodo, ciò può essere un vantaggio per chi si occupa della pianificazione di eventi: “I webinar non svaniranno e gli alti costi relativi all’affitto di sedi e beni materiali, d’ora in poi, saranno paragonati ai costi di una piattaforma virtuale”, commenta. “Secondo le mie previsioni, la presenza fisica diminuirà, mentre il coinvolgimento virtuale diventerà il punto di partenza di ogni viaggio. Il pubblico parteciperà agli eventi dal vivo maggiormente informato e già coinvolto”.
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