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Le carte di credito aziendali possono essere una soluzione per contribuire alla corretta gestione del cash flow, sia per quanto riguarda i pagamenti sia per gli incassi. Ecco come.
Non importa che l’economia sia in fase espansiva o recessiva, in depressione o in ripresa: a determinare la sopravvivenza o il fallimento di un’azienda – e soprattutto di una PMI – è il cash flow. E chi gestisce un’impresa dovrebbe valutare l’adozione di un approccio “disciplinato” alla gestione del cash flow per ottimizzare la redditività durante i periodi favorevoli e prepararsi a stringere la cinghia quando i tempi si fanno difficili. In altre parole: una corretta gestione del cash flow aiuta a rallentare il deflusso di denaro accelerando l’afflusso, in modo da non rimanere senza contanti quando se ne ha bisogno.
La gestione del cash flow inizia con la pianificazione
Ogni azienda ha probabilmente il proprio schema gestionale basato sulle tempistiche di entrate e uscite. Il primo passo per intervenire nella gestione del cash flow è proprio comprendere chiaramente questi schemi ripetitivi. Ci sono infatti momenti specifici in cui i clienti pagano le fatture, e momenti in cui bisogna a propria volta pagare le spese: dal personale ai fornitori, dalle tasse alle spese fisse. E poi, magari, ci sono periodi dell’anno in cui ci sono regolarmente uscite consistenti, ma i clienti non hanno ancora saldato le fatture. È anche possibile che ci siano momenti in cui ci sono molte entrate e poche uscite. E un grosso aiuto per riuscire a prevedere con un certo margine di sicurezza l’andamento del cash flow arriva dagli estratti conto bancari e da quello delle carte di credito aziendali, che aiutano a tenere traccia di tutti i movimenti.
Poi, ovviamente, bisogna anche tenere in considerazione le problematiche meno prevedibili: che cosa succederebbe se un cliente non pagasse in tempo? E se ci fosse una spesa imprevista importante? Ci sono servizi esternalizzati il cui costo è variabile? Quanti e quali altri elementi possono avere un impatto sul cash flow dell’azienda?
Crediti: come incassare più rapidamente
Il primo passaggio di una corretta gestione del cash flow consiste nel fatturare sempre il prima possibile, preferibilmente lo stesso giorno in cui si consegnano il prodotto o il servizio. E importante è anche la meticolosità: bisogna assicurarsi che ogni fattura rifletta accuratamente le istruzioni di pagamento del cliente, inclusi i destinatari corretti (attenzione allo SDI della fattura elettronica!) ed eventuali riferimenti con i numeri degli ordini di acquisto. Le fatture rifiutate, infatti, si traducono in ritardi di pagamento, che possono trasformare in negativo un cash flow potenzialmente positivo.
Per un incasso più rapido dei crediti, poi, molte aziende cercano di accorciare i tempi di pagamento richiesti ai clienti – che a loro volta, invece, cercano di dilatare queste tempistiche. E se “tagliare” i tempi di pagamento con i clienti storici è decisamente difficile, è invece possibile farlo con quelli nuovi.
Pagamenti con carta per accelerare gli incassi
Per accelerare ulteriormente le tempistiche di incasso, molte aziende incoraggiano i clienti a utilizzare carte di credito aziendali o altre forme di pagamento elettronico istantaneo. E accettare pagamenti con carta può essere particolarmente utile per la gestione del cash flow: l’incasso avviene quasi immediatamente, mentre se si attende un pagamento tradizionale dopo l’emissione della fattura possono trascorrere anche settimane tra l’emissione del documento e la ricezione del corrispettivo.
Debiti: come agevolare il cash flow con le carte di credito
Passando dagli incassi alle uscite, è possibile regolare il cash flow anche trasferendo più pagamenti sulle carte di credito aziendali, in particolare quelli con scadenza immediata, valutando con attenzione le eventuali funzioni speciali pensate per le aziende.
Alcune carte di credito aziendali, ad esempio, permettono di ottimizzare il cash flow concedendo un intervallo di pagamento fino a 58 giorni, mentre altre consentono di scegliere uno specifico periodo del mese per l’addebito. Inoltre, alcuni modelli di carte di credito forniscono strumenti per programmare in anticipo i pagamenti elettronici ai fornitori.
Senza contare i vantaggi collegati ai pagamenti elettronici: totale tracciabilità, così da avere sempre sotto controllo quanto si è pagato, a chi, e perché; inoltre, a seconda del modello di carta aziendale sottoscritto, anche benefit e servizi a valore aggiunto come – nel caso delle Carte Business American Express – le coperture assicurative, un Servizio Clienti dedicato, Carte Supplementari e i punti Membership Rewards con cui trasformare le spese in premi e viaggi, per citare solo alcuni dei vantaggi.
Ottimizzare il cash flow
In conclusione, gli esperti raccomandano che ogni PMI tenga in debito conto la gestione del flusso di cassa, e questo processo comprende l’implementazione delle best practices per crediti e debiti. In entrambe le casistiche, le carte di credito aziendali possono essere uno strumento utile per ottimizzare il cash flow.
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