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Una corretta gestione dell’inventario evita che i fondi dell’azienda vengano immobilizzati. Ecco alcuni suggerimenti su come gestire le scorte e svincolare il capitale.
La gestione di magazzino è una delle voci spesso trascurate nelle strategie aziendali per ottimizzare la gestione del capitale circolante. Una corretta gestione dell’inventario, invece, impedisce che il capitale circolante venga vincolato troppo a lungo, con evidenti benefici sui conti e sull’equilibrio patrimoniale.
Senza un controllo efficiente delle scorte, infatti, si rischia di avere uno stock troppo elevato e di ritrovarsi a doverlo smaltire. D’altra parte, senza scorte di magazzino sufficienti si rischia di avere difficoltà a soddisfare la domanda, spingendo così i clienti a servirsi dalla concorrenza. Ecco allora alcuni suggerimenti su come conservare scorte sufficienti, ma non così elevate da vincolare nel magazzino denaro che potrebbe essere utilizzato meglio altrove.
Problema: troppo capitale nel magazzino
Se un’azienda vende un’unità di un determinato prodotto a settimana, con 300 unità di questo prodotto in magazzino avrebbe scorte sufficienti per quasi sei anni. A meno che il valore di questo prodotto non sia minimo, questo eccesso di scorte equivale a “parcheggiare” per molto tempo i soldi dell’azienda su uno scaffale del magazzino. E oltre a vincolare il capitale si rischia di avere scorte che possono diventare obsolete, con il rischio di doverle poi smaltire.
Soluzione: regolari verifiche dell’inventario
Per evitare un eccesso di scorte, è necessario condurre regolari verifiche dell’inventario. Sapendo esattamente a quanto ammontano le scorte di ogni prodotto in magazzino, si può evitare di acquistarne di nuove fino a quando non saranno esaurite. Al tempo stesso bisogna però monitorare le vendite, analizzando lo storico degli ordini come “guida” per cercare di prevedere la domanda nei diversi periodi dell’anno. Nell’analisi previsionale va tenuto conto del fatto che la domanda può essere influenzata anche da diversi fattori, quali promozioni o la situazione economica e sociale in cui ci si muove.
Problema: il magazzino è spesso esaurito
Una soluzione ovvia per contrastare l’eccesso di scorte è tenere pochissimo prodotto in magazzino. Anche l’insufficienza di scorte comporta però dei rischi, tra cui: opportunità di vendita mancate, danni alla fedeltà dei clienti e costi aggiuntivi di acquisto e gestione (ad esempio per la spedizione o per gli straordinari del personale).
Soluzione: calcolare il livello delle scorte di sicurezza
Per trovare l’equilibrio tra l’eccesso e l’insufficienza di magazzino, è necessario calcolare la quantità di scorte di sicurezza, cioè il livello minimo di scorte che è necessario mantenere come riserva. Per farlo esiste una formula:
Scorte di sicurezza = (utilizzo massimo giornaliero x tempo massimo di fornitura in giorni) – (utilizzo medio giornaliero x tempo medio di fornitura in giorni)
Prendiamo l’esempio di un’azienda che vende gioielli prodotti utilizzando perline estere. Di solito, dal momento dell’ordine, servono 45 giorni – tempo medio di fornitura – perché le perline vengano consegnate dal fornitore, ma a volte ne servono fino a 55 – tempo massimo di fornitura. Una volta prodotti i gioielli, di solito l’azienda ne vende 15 al giorno – utilizzo medio giornaliero –, ma nei weekend arriva a venderne fino a 20 – utilizzo massimo giornaliero. Applicando la formula, la scorta di sicurezza è pari a:
(20 x 55) – (15 x 45) = 425
Con 425 unità di scorta di sicurezza, vendendo circa 115 gioielli a settimana – 15 al giorno nei giorni feriali e 20 nei giorni del fine settimana –, la scorta di sicurezza dell’azienda dura circa un mese. Deve quindi tenere sempre in magazzino almeno questa quantità di prodotto e provvedere al riordino quando lo stock cala avvicinandosi a questa cifra.
L’utilizzo dei dati per una gestione più efficiente
Più un’azienda ha il controllo dell’inventario, più è attrezzata per prendere decisioni strategiche sugli acquisti. Quindi è consigliabile cercare di consolidare il più possibile l’inventario, in modo da avere sempre una panoramica complessiva del magazzino. Ad esempio, una soluzione software che tenga traccia contemporaneamente delle scorte dei magazzini relativi alle vendite web e ai negozi può aiutare a evitare di ordinare scorte che non sono necessarie.
Gestire l’inventario in modo efficiente aiuta infatti a svincolare capitale che può essere investito in altre aree dell’azienda, come ad esempio il marketing, lo sviluppo del prodotto, nuove attrezzature e personale aggiuntivo. Per aggiungere flessibilità al flusso di cassa è anche consigliabile estendere il tempo di pagamento dei fornitori. Nonostante non sia sempre possibile negoziare un prolungamento delle scadenze delle fatture, soluzioni come Carta Oro Business American Express offrono un maggiore controllo del flusso di cassa, concedendo fino a 51 giorni per pagare le proprie spese. In più, senza limiti di spesa pre-impostati, è possibile migliorare il cash flow anche su grandi acquisti massimizzando i vantaggi del Programma Membership Rewards.
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