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Approfondimenti e spunti per far crescere il tuo business.
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Lo dicono le previsioni di mercato, lo confermano i dati di vendita e lo fanno intuire pure le nuove modalità lavorative più diffuse che mai: la gestione informatica d’impresa sarà sempre più spesso e sempre più fortemente spostata online, in particolare attraverso servizi decentrati e in cloud. È ormai evidente, infatti, che la semplice digitalizzazione dei processi non è più sufficiente per essere al passo con l’evoluzione tecnologica e informatica, e che serve invece avere a disposizione software di gestione che siano omni-inclusivi e accessibili anche dal di fuori della sede fisica dell’impresa.
Il gestionale cosiddetto full-online e sulla nuvola è già realtà per decine di migliaia di imprese italiane. L’aspetto peculiare è che la taglia dell’azienda non fa alcuna differenza: a spostarsi su questo tipo di piattaforme, infatti, sono tanto le grandi imprese quanto le piccolissime realtà artigianali e di micro-imprenditoria, incluso naturalmente tutto ciò che sta nel mezzo tra questi due estremi.
Verso il gestionale totale
I primi strumenti di intelligence aziendale via web, storicamente, sono stati quelli che si dedicavano ai sistemi di fatturazione e alla gestione dei clienti. Dopo anni di ricerca e sviluppo, le piattaforme online più strutturate oggi permettono di organizzare pure tutte le principali procedure aziendali: la contabilità, la fiscalità, i bilanci, i processi di produzione, la filiera di approvvigionamento, il magazzino, l’assistenza clienti e le compravendite, in modalità e-commerce e non solo.
Tra le funzioni più avanzate, già disponibili sul mercato, ci sono l’analisi automatizzata dei dati raccolti, la formazione dei lavoratori, l’elaborazione automatica di report aziendali e la gestione dei documenti. Solo quest’ultima funzionalità, in particolare, implica la catalogazione di tutta la documentazione in formato digitale (eliminando la necessità di mantenere un archivio cartaceo), un sistema di scaffalatura virtuale di consultazione, oltre a una funzione di ricerca. Permettendo non solo di dematerializzare e risparmiare carta e risorse, ma anche di approfittare del digitale per rendere tutte le procedure più semplici e snelle.
Ma le potenzialità sono numerosissime: si può immaginare di consentire l’accesso a un consulente esterno – come un commercialista – per portare a termine gli adempimenti contabili e fiscali, senza la necessità di eseguire procedure di estrazione dal database. Si può interfacciare il gestionale con un sistema di vendita online rivolto a persone fisiche o ad altre imprese, aggiornando in tempo reale tutto il sistema gestionale non appena un ordine viene completato. Si possono creare (o trovare già preimpostati) dei moduli standard da far compilare ai propri collaboratori. Si può completare rapidamente una procedura di inventario, anche nel caso di prodotti che hanno taglie diverse (come i capi d’abbigliamento) e con funzioni di aggiornamento che sfruttano la lettura di codice a barre o QR code. Si possono organizzare ordini di grandi dimensioni, tariffari e scontistica, cataloghi multimediali e offerte a tempo, il tutto non solo da computer ma pure da dispositivi mobile come smartphone e tablet. Ed è possibile gestire l’agenda dei lavoratori, con la calendarizzazione di appuntamenti, riunioni fisiche e virtuali, telefonate e scambi di e-mail per iniziative di marketing o preventivi.
Il supporto alle imprese
Fino a qualche anno fa, i tempi – non tanto tecnologici, ma culturali e di alfabetizzazione informatica – non erano ancora abbastanza maturi per proporre al mercato soluzioni completamente online. Oggi, complice la grande accelerazione dello smart working e del lavoro da remoto, un sistema gestionale che permetta di operare a distanza senza limitazioni è non solo preferibile, ma assolutamente necessario nella maggior parte dei contesti.
Accessibilità da remoto e da qualunque dispositivo, flessibilità, velocità e agilità della piattaforma non sono però sufficienti. Le aziende sentono infatti il bisogno di avere qualcuno a cui rivolgersi in caso di necessità, malfunzionamenti o richieste di spiegazioni: ecco perché in parallelo ai gestionali si sono sviluppati del call center o dei servizi di assistenza via chat o e-mail con tecnici informatici ed esperti di gestione aziendale, a disposizione per risolvere problemi e incomprensioni. Anche se molte delle domande possono trovare risposta attraverso una sezione domande frequenti, con l’aiuto di un risponditore bot o di una funzione di ricerca, nella maggior parte dei casi le imprese preferiscono avere comunque la garanzia di una persona in carne e ossa a cui fare riferimento negli eventuali momenti di difficoltà tecnica. Sempre meno frequenti, certo, ma impossibili da scongiurare.
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