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Negli ultimi anni, sempre più aziende hanno scelto sistemi di contabilità automatizzati. Le nuove alternative digitali, infatti, rendono più semplice, rapida ed economica la gestione dei pagamenti e il monitoraggio dei fornitori. Prima del Covid-19, tuttavia, il 79% delle aziende statunitensi eseguiva almeno parte dei suoi pagamenti utilizzando assegni cartacei.
Le circostanze attuali stanno invece mettendo il turbo alle tendenze relative al digitale, come conferma Kendra James-Anderson, Virtual CFO e CEO di Finance Femme, la quale ci racconta cosa sta riscontrando presso i suoi clienti offrendoci un’importante prospettiva sul panorama dei sistemi di pagamento digitali e sui vantaggi per le aziende che li utilizzano.
Le tendenze prima del Covid-19
Già in precedenza, James-Anderson aveva notato che anche i processi contabili venivano sempre più automatizzati. “Negli ultimi anni, le aziende hanno digitalizzato diverse attività, tra cui la contabilità. Gli imprenditori hanno infatti compreso quanto sia importante pagare i fornitori rapidamente, tracciando ogni operazione con un unico sistema” ha commentato.
James-Anderson sostiene che nel corso degli ultimi dieci anni le persone abbiamo semplicemente imparato ad accettare i sistemi digitali. “Le piattaforme digitali sono sempre più utilizzate e fruibili, ci sono più soluzioni SAAS e più persone che lavorano da remoto”.
Ciò detto, James-Anderson ammette di aver osservato una certa resistenza rispetto alla digitalizzazione delle operazioni contabili. “Si tratta di attività delicate, che prevedono l’utilizzo di informazioni private, come codici fiscali, numeri di carte di credito e altro ancora. Per questo motivo c’è voluto più tempo per accettare la digitalizzazione della contabilità”.
L’accelerazione causata dal Covid-19
L’emergenza sanitaria ha costretto le aziende a chiudere gli uffici fisici e aprirne di virtuali, mettendo in grande difficoltà gli imprenditori che utilizzavano ancora assegni cartacei per i pagamenti. “Diverse aziende hanno dovuto digitalizzare le attività, ma la contabilità rimaneva basata sulle interazioni dal vivo. Ad esempio, i documenti dovevano essere materialmente portati al direttore finanziario per essere firmati”, commenta James-Anderson. Tutto ciò ha comportato grattacapi non indifferenti, dal momento che è stato necessario prendere decisioni molto complicate. Si poteva, ad esempio, lasciare che un dipendente portasse a casa il libretto degli assegni aziendale?
Durante questa fase di transizione, gli imprenditori hanno dovuto risolvere diversi problemi, ricorda James-Anderson, come “sottoscrivere all’ultimo momento costosi abbonamenti, imparare a conoscere le reti ACH e le informazioni di deposito diretto, gestire i pagamenti in ritardo, ecc.”, continua. “La maggior parte dei rivenditori si dimostrava comprensiva, ma gli imprenditori non volevano rischiare di rovinare le loro relazioni commerciali a causa di ritardi”.
Viste tutte queste difficoltà, non sorprende che il 29% degli imprenditori dichiari che il lavoro da remoto ha complicato i pagamenti tramite assegni cartacei, né che la digitalizzazione delle attività contabili appaia ancora più allettante.
I vantaggi offerti dai pagamenti digitali
I proprietari di PMI che passano ai pagamenti digitali possono beneficiare di diversi vantaggi, come l’aumento dell’efficienza, il risparmio di tempo e la semplificazione dei processi.
James-Anderson, ad esempio, sostiene che automatizzare la contabilità può portare a un aumento dell’efficienza. “Il team che si occupa delle attività finanziarie non è più costretto a controllare due o tre volte le stesse transazioni o a riempire moduli e documenti cartacei”. Una stessa soluzione virtuale, inoltre, offre diverse opzioni di pagamento; in questo modo, non è necessario creare sistemi personalizzati per ogni rivenditore né abbinare conti attivi e passivi.
Oltre a risparmiare tempo, secondo James-Anderson l’automazione dei pagamenti migliora anche il morale e la produttività: “Il team di contabilità non è più occupato tutto il giorno in attività ripetitive e ha quindi più tempo da dedicare al miglioramento dei processi, ad esempio negoziando termini di pagamento migliori con i rivenditori di lunga data”, commenta.
Possibili difficoltà
Come ammette la stessa James-Anderson, i professionisti finanziari sono una categoria piuttosto restia al cambiamento, specialmente per quanto concerne procedure largamente consolidate. La crisi dovuta al Covid-19, tuttavia, richiede una reazione da parte del mondo contabile, che si vede costretto ad aprirsi a nuove idee.
Ciononostante, secondo James-Anderson, i direttori finanziari che vogliano implementare una transizione fluida verso il digitale dovrebbero innanzitutto assicurarsi l’approvazione di tutto il team. Per iniziare, potrebbero quantificare il tempo impiegato dal dipartimento in attività ripetitive, per poi spiegare in che modo l’automazione dei processi consentirebbe al team di focalizzare l’attenzione su attività più strutturate, come le analisi del flusso di cassa o dei rivenditori. “Gli addetti alla contabilità vogliono sapere di apportare un contributo significativo per l’organizzazione, questo è ciò che li motiva”, commenta James-Anderson.
Affinché sia il team di contabilità che i rivenditori utilizzino con sicurezza i nuovi sistemi digitali, conviene implementare programmi sviluppati da nomi affidabili, piuttosto che pop-up basate su soluzioni SAAS.
La nuova normalità
L’adozione dei pagamenti automatizzati da parte dei team finanziari, avvenuta durante il 2020, è stata un grande successo. L’84% delle aziende esprime un sentiment positivo rispetto alla transizione verso i sistemi di pagamento digitali. Secondo James-Anderson, nessuno tornerà sui suoi passi. “Personalmente, questa tendenza mi entusiasma molto”, commenta. “Una volta superata l’esitazione e compreso ciò che è possibile fare grazie al digitale, le aziende non torneranno indietro. Stanno lavorando bene e ciò dimostra che sono pronte per questa transizione”. In un mondo sempre più virtuale, quindi, l’automazione delle attività contabili potrebbe essere permanente.
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