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“Dallo scoppio dell’epidemia in poche settimane è stato fatto un salto tecnologico incredibile, abbiamo dovuto fare ciò che non era stato fatto in 5 anni”, dice Danilo Cattaneo, ceo di InfoCert, “Nel nostro caso da fine febbraio abbiamo registrato picchi di attivazioni di piccoli clienti: 3mila domande al giorno rispetto alle tipiche 200 precedenti all’emergenza”. Un segnale che le PMI per sopravvivere sono disposte a investire in digitale. Ma quali strumenti hanno a disposizione?
Secondo InfoCert – azienda leader del mercato italiano nei servizi di digitalizzazione e dematerializzazione nonché una delle principali Certification Authority a livello europeo per i servizi di Posta Elettronica Certificata, Firma Digitale e Conservazione digitale dei documenti (Conservatore Accreditato AgID) – ci sono alcune soluzioni che non dovrebbero mai mancare nella dotazione di una PMI, desiderosa di migliorare la propria competitività. Parliamo di “strumenti capaci di rendere il business più semplice, rapido e sicuro da gestire, anche in mobilità”.
In primis, la PEC (Posta Elettronica Certificata) che consente di inviare e ricevere messaggi di testo e allegati con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento, con attestazione di data e ora di consegna ma – in più – anche con la prova di tutto il contenuto recapitato. L’ideale per la trasmissione di ordini, contratti, convocazioni di consigli o assemblee, inoltro di circolari e direttive e molto altro ancora.
Strumento di uso sempre più quotidiano è la Firma Digitale, con cui sottoscrivere documenti direttamente da PC o smartphone e con lo stesso valore legale della firma autografa: contratti, bilanci, atti amministrativi e giudiziari in pochi secondi, senza carta o necessità di stampa. Un servizio apprezzato, “con 6.5 milioni di firme digitali attivate da InfoCert, ogni anno, circa 100 milioni di documenti vengono sottoscritti da oltre mezzo milione di utenti”. Persone che hanno scelto di dotarsi delle più tradizionali Smart-Card o Business Key, o delle più innovative WirelessKey e Firma Remota che, grazie rispettivamente alla chiavetta USB con tecnologia Bluetooth e all’app per smartphone Android e iOS, consentono di operare in totale mobilità.
Peraltro, alla Firma Digitale, può essere abbinato l’uso della Marca temporale: una sequenza di caratteri che apposta a un documento ne consente di certificare la data e ora certa, prolungando la validità legale nel tempo (20 anni). Ma anche le soluzioni di Fatturazione elettronica sono in grado di generare grandi vantaggi per un’impresa di piccole o medie dimensioni: per un volume pari o superiore a 3.000 fatture prodotte e/o ricevute all’anno. Il beneficio stimato si attesta tra i 7,5 e gli 11,5 euro a fattura. Inoltre, si eliminano i costi per materiali di consumo quali carta, busta e bolli, per gli spazi necessari all’archiviazione fisica tradizionale e per la distruzione delle vecchie fatture. Ma sono notevoli anche i vantaggi indiretti: riduzione dell’attività manuale con possibilità di dedicarsi a operazioni più utili e produttive, grazie all’abbattimento dei tempi di contabilizzazione, archiviazione e ricerche delle fatture, ma anche eliminazione di possibili ritardi e disguidi derivanti dal loro inoltro cartaceo e significativa riduzione di dispute e contenziosi per errori di fatturazione.
La digitalizzazione sta dunque portando ad una sempre maggiore efficienza e produttività dei processi amministrativi e non delle grandi aziende e delle PMI. Un fattore innegabile: la rivoluzione tecnologica e l’innovazione sono partite anche in questo settore, e non si potrà più tornare indietro.
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