BUSINESS CLASS BY AMERICAN EXPRESS
Approfondimenti e spunti per far crescere il tuo business.
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Le società possono sfruttare alcuni strumenti di gestione, meglio se digitali, per risparmiare tempo e denaro, migliorando il benessere finanziario e mantenendo una corretta organizzazione del business. È importante, ad esempio, utilizzare software per la contabilità ma anche soluzioni per il tracciamento delle spese, la pianificazione del budget e il controllo delle buste paga
Traduzione dell’articolo in inglese pubblicato su Business Class, global content platform di American Express, e disponibile qui https://www.americanexpress.com/en-us/business/trends-and-insights/articles/7-financial-tools-every-business-should-consider
Articolo a firma di Sam Meenasian, co-founder and Vice President of Sales and Marketing Operations delle compagnie assicurative USA Business Insurance e BISU Insurance.
Come altri titolari di piccole e medie imprese, mi sono sentito demoralizzato nel cercare di gestire la parte finanziaria della mia azienda. Tuttavia, gli strumenti basati sul cloud hanno reso molto più semplice la gestione delle attività finanziarie quotidiane della mia attività.
Molti considerano le soluzioni di seguito elencate essenziali per la gestione di un’impresa, in aree che vanno dalla contabilità alla gestione delle spese, passando per la pianificazione e altro ancora.
Strumenti finanziari per le piccole imprese
Ecco sei strumenti per le piccole aziende che possono facilitare la gestione delle finanze.
Sebbene alcune piattaforme siano state considerate il top di gamma per molti anni, ora si stanno diffondendo anche nuove alternative di software. Prima di scegliere lo strumento di contabilità per l’azienda, verificate le funzionalità importanti per la vostra attività. Queste potrebbero includere registrazioni basate su cloud, l’integrazione con il POS o la possibilità di inviare facilmente le informazioni al vostro commercialista.
Quando i miei dipendenti sono in viaggio, spesso hanno spese diverse che devono essere rimborsate, come i pasti e il chilometraggio percorso. Il monitoraggio di queste uscite è incluso in alcuni software di contabilità, ma non in tutti. Cercate, quindi, un programma che si integri con il vostro software di contabilità, se questa funzione non è già presente. Inoltre, assicuratevi di non pagare più di quanto sia necessario. Alcuni software di tracciamento delle spese sono più sofisticati di quanto richiesto da una tipica azienda di piccole o medie dimensioni.
Uno dei modi migliori per avere successo è quello di mantenere un’attenta pianificazione del budget. Sapere quali sono le entrate e le uscite rende più facile la gestione del flusso di cassa e la pianificazione per i mesi successivi. In genere, utilizzo i report del software di contabilità della mia azienda per assicurarmi che i flussi in entrata e in uscita siano in linea con le previsioni.
La gestione delle retribuzioni è molto complessa e gli errori in questo campo sono onerosi. Quando la mia azienda ha iniziato a crescere, ho capito che non potevo più gestire da solo le paghe. Secondo la mia esperienza, le migliori soluzioni per gestirle sono quelle che si adattano alla crescita dell’azienda e che si integrano con il software di contabilità. Se lavorate con freelance e con dipendenti a progetto, dovrete anche assicurarvi che la soluzione vi consenta di collaborare facilmente con entrambi.
Aspettare che i fornitori paghino le fatture può mettere in difficoltà la vostra attività. Soprattutto per quelli più grandi, i ritardi di pagamento sono una prassi commerciale standard e potreste non poter fare nulla al riguardo, se non lavorare con un’altra azienda. Per altre società, invece, avere a disposizione opzioni di fatturazione e pagamento facili e veloci potrebbe essere più semplice.
Se utilizzate già una soluzione digitale o online per accettare i pagamenti, le funzionalità di fatturazione incluse possono essere sufficienti. Se acquistate un software, è importante che abbiate una soluzione con una serie di funzioni solide e piani tariffari flessibili. È inoltre essenziale poter creare facilmente le fatture e tenere traccia delle spese e delle tempistiche. Non dimenticate di verificare che il software si integri anche con le applicazioni di pagamento di terze parti.
Il software POS tiene traccia delle vendite e quello di contabilità dei profitti e delle perdite, ma cosa utilizzate per monitorare l’inventario? Quando si ha una sola sede, il tracciamento può essere più facile. Viceversa, quando si tratta di prodotti distribuiti su più sedi, occorrono strumenti più potenti per tenere tutto sotto controllo. Le soluzioni software che automatizzano il monitoraggio e la tracciabilità dell’inventario possono far risparmiare tempo e denaro e fornire un vantaggio competitivo. Vanno tenute in considerazione anche le funzioni personalizzate per gestire il business, il controllo delle scorte in tempo reale e la possibilità di tenere traccia del magazzino dall’ordine di acquisto fino alla vendita. È inoltre fondamentale che il software di inventario si integri con quello POS.
Il fattore più importante nella scelta di strumenti finanziari di alta qualità per la vostra azienda è assicurarsi che funzionino tutti insieme. Senza integrazione, la gestione può trasformarsi rapidamente in una grande confusione.
Domande frequenti
Esempi di strumenti finanziari aziendali sono i software di contabilità come QuickBooks o FreshBooks, che possono aiutare il proprietario di una piccola impresa a svolgere tutte le attività legate alla contabilità, tra cui la fatturazione, la gestione delle spese, le vendite, le buste paga, le imposte e il monitoraggio dell’inventario. Gli strumenti di gestione finanziaria personale possono aiutare le persone a tenere traccia delle loro entrate e delle loro uscite e aiutarle nella pianificazione del bilancio.
Gli strumenti e i software sono una parte fondamentale della gestione finanziaria per qualsiasi azienda. Gli strumenti giusti possono aiutare a monitorare il flusso di cassa delle entrate e delle uscite, consentendo di tenere sotto controllo la propria salute finanziaria. I sistemi di gestione finanziaria per le piccole imprese sono utili anche per semplificare molte attività quotidiane, come le buste paga, la fatturazione, il pagamento delle bollette e le imposte.
A cura di OFNetwork
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